取引先から人権チェックリストや確認書類が届いた企業さまへ
親会社や取引先から、人権対応、ハラスメント防止、外国人雇用、労務管理、相談体制などについて確認を求められる場面が増えています。
たとえば、次のような書類や質問票が届くことがあります。
・人権チェックリスト
・サステナビリティ調査票
・CSR調達アンケート
・ハラスメント防止体制に関する確認書
・外国人雇用に関する確認書
・労務管理体制に関する質問票
・取引先からの確認依頼文書
このような確認を受けたとき、単にチェック欄を埋めるだけではなく、自社の現在の取り組み状況を整理し、必要に応じて取引先に説明できる状態にしておくことが大切です。
一方で、実際には、
「質問の意味が分かりにくい」
「何をどこまで回答すればよいか分からない」
「社内のどの資料を確認すればよいか分からない」
「回答内容と実際の運用にズレがないか不安」
「取引先に提出する前に、専門家に確認してほしい」
といった悩みも少なくありません。
このページでは、人権チェックリストや取引先からの確認事項について、企業が確認しておきたいポイントを整理します。
人権チェックリスト・取引先説明対応とは
人権チェックリスト・取引先説明対応とは、取引先から届いた質問票や確認書類について、質問項目の意味を整理し、自社の取り組み状況に合わせて回答内容や説明方針を確認することです。
確認する主なテーマは、次のようなものです。
・人権方針や企業姿勢
・ハラスメント防止
・相談窓口
・苦情・通報への対応
・就業規則や社内ルール
・労働時間、賃金、休日等の労務管理
・外国人雇用、特定技能、育成就労
・差別防止、多様性への配慮
・安全衛生
・取引先への説明体制
大切なのは、実態以上に良く見せることではありません。
現在できていること、不足していること、今後整備していく予定のことを分けて整理し、誤解を招きにくい形で説明できるようにすることです。
このような企業さまにおすすめです
次のような場合は、人権チェックリスト・取引先説明対応について確認してみることをおすすめします。
・取引先から人権チェックリストが届いた
・親会社からサステナビリティ調査票への回答を求められた
・CSR調達アンケートの回答に不安がある
・ハラスメント防止体制について確認されている
・外国人雇用や特定技能に関する確認事項がある
・相談窓口や苦情対応の仕組みについて説明を求められている
・就業規則や社内規程の整備状況を確認したい
・回答内容と実際の運用にズレがないか確認したい
・取引先への説明文や補足資料を整理したい
・今後、同様の確認が増えることに備えたい
確認しておきたい主なポイント
1．取引先から何を確認されているか
まずは、取引先や親会社から届いたチェックリストや質問票の内容を整理することが大切です。
質問項目は、専門用語が多かったり、複数のテーマが混在していたりするため、そのまま読むだけでは何を確認されているのか分かりにくい場合があります。
確認する主な内容は、次のとおりです。
・どのような趣旨の確認書類か
・回答期限や提出方法はどうなっているか
・質問項目がどのテーマに関するものか
・自社で回答できる項目と確認が必要な項目はどれか
・社内のどの部署・担当者に確認すべきか
・回答前に整理しておきたい資料は何か
質問項目を分類することで、回答に必要な情報が見えやすくなります。
2．回答に必要な社内情報が整理されているか
人権チェックリストに回答するには、社内の取り組み状況を確認する必要があります。
たとえば、ハラスメント防止体制について聞かれている場合は、方針、規程、相談窓口、研修、相談対応フローなどを確認することになります。
確認する主な内容は、次のとおりです。
・就業規則や社内規程に関係する記載があるか
・ハラスメント防止方針を周知しているか
・相談窓口が設置されているか
・相談があった場合の対応フローがあるか
・従業員への研修や周知を行っているか
・外国人労働者への説明や相談体制があるか
・過去の対応実績や記録を確認できるか
・今後整備予定の取り組みがあるか
「ある」「ない」だけではなく、実際に運用できているか、説明できる状態になっているかも大切です。
3．ハラスメント防止・相談体制を説明できるか
人権チェックリストでは、ハラスメント防止や相談窓口に関する項目が含まれることがあります。
この場合、相談窓口を設けているかどうかだけでなく、実際に相談があったときにどのように対応するかも確認しておきたいポイントです。
確認する主な内容は、次のとおりです。
・ハラスメント防止に関する方針があるか
・管理職や従業員に周知しているか
・相談窓口を設置しているか
・相談窓口の利用方法を従業員に案内しているか
・相談を受けた後の対応手順があるか
・相談者保護や二次被害防止の考え方があるか
・再発防止につなげる仕組みがあるか
取引先から確認されたときに、「制度としてある」だけでなく、「どのように運用しているか」を説明できるようにしておくことが重要です。
4．就業規則・社内規程との整合性
チェックリストへの回答内容と、就業規則や社内規程の内容にズレがあると、後から説明が難しくなることがあります。
そのため、回答前に、関係する社内ルールを確認しておくことが大切です。
確認する主な内容は、次のとおりです。
・就業規則にハラスメント防止や服務規律の定めがあるか
・ハラスメント防止規程や相談対応ルールがあるか
・相談窓口について社内に案内しているか
・懲戒や是正措置に関する規定があるか
・外国人労働者への説明資料や社内ルールがあるか
・回答内容と規程の内容に矛盾がないか
規程の有無だけでなく、実際の運用と合っているかも確認しておきたいところです。
5．外国人雇用に関する確認事項
外国人労働者を雇用している場合、人権チェックリストや取引先からの確認書類に、外国人雇用に関する項目が含まれることがあります。
制度上の手続きだけでなく、職場環境整備や相談体制の視点も重要です。
確認する主な内容は、次のとおりです。
・労働条件や社内ルールを分かりやすく説明しているか
・外国人労働者が困ったときに相談できる体制があるか
・言葉や文化の違いによる誤解を防ぐ配慮があるか
・ハラスメントや差別を防ぐ取り組みがあるか
・特定技能や育成就労に関する対応状況を確認しているか
・支援体制や受入れ体制について説明できるか
外国人雇用に関する回答は、労務管理、人権対応、職場環境整備が重なる部分です。
6．回答内容と実際の運用にズレがないか
人権チェックリストへの対応で特に大切なのは、回答内容と実際の運用にズレがないかを確認することです。
実際には整備できていないにもかかわらず、形式的に「対応済み」と回答してしまうと、後から取引先への説明が難しくなる可能性があります。
確認する主な内容は、次のとおりです。
・回答内容が事実に基づいているか
・社内資料や規程と矛盾していないか
・実際の運用状況を説明できるか
・不足している項目を無理に「できている」と回答していないか
・今後整備予定の項目を適切に説明できているか
・提出前に社内で確認すべき人が確認しているか
できていること、不足していること、今後整備することを分けて説明することで、誤解を防ぎやすくなります。
社会保険労務士に相談できること
人権チェックリスト・取引先説明対応では、社会保険労務士が、労務管理や職場環境整備の視点から、質問項目や回答内容の整理を支援できます。
相談できる内容の例は、次のとおりです。
・人権チェックリストや質問票の内容確認
・質問項目の分類
・回答に必要な社内情報の整理
・就業規則や社内規程の簡易確認
・ハラスメント防止体制や相談窓口の確認
・外国人雇用に関する確認事項の整理
・回答方針や説明文案の作成
・不足している取り組みの整理
・今後の整備ステップの提案
・取引先への説明に向けた社内整理メモの作成
単に回答欄を埋めるだけではなく、現在の取り組み状況を確認し、取引先に説明しやすい形に整理することができます。
料金の目安
対応内容、チェックリストの項目数、確認する資料の量、ヒアリング回数、回答文案の作成範囲などにより料金は異なりますが、目安は次のとおりです。
簡易確認
（55,000円（税込）〜）仮
取引先から届いた人権チェックリストや質問票について、まず内容を整理したい企業さま向けです。
主な内容：
・チェックリスト、質問票の確認
・質問項目の分類
・回答に必要な社内情報の整理
・気になる項目の洗い出し
・簡易コメント
・オンライン説明
回答整理サポート
（110,000円（税込）〜）仮
チェックリストの回答内容を具体的に整理したい企業さま向けです。
主な内容：
・チェックリスト、質問票の確認
・質問項目の分類
・社内資料の簡易確認
・回答方針の整理
・回答文案、説明文案の作成
・不足している取り組みの整理
・オンラインまたは対面での説明
取引先説明・実務整理
（220,000円（税込）〜）仮
取引先対応をきっかけに、社内体制や説明資料まで整理したい企業さま向けです。
主な内容：
・チェックリスト、質問票の詳細確認
・関係資料の確認
・社内ヒアリング
・回答方針の整理
・回答文案、補足説明文案の作成
・取引先説明用メモの作成
・不足項目への対応案
・今後の整備ステップの整理
・結果説明ミーティング
取引先対応をきっかけに、職場環境を見直す
人権チェックリストへの対応は、取引先への回答だけで終わるものではありません。
質問項目を確認していくと、自社の職場環境や労務管理について、整っている部分と見直した方がよい部分が見えてくることがあります。
たとえば、
・相談窓口はあるが、従業員に十分周知されていない
・ハラスメント防止方針はあるが、研修が最近実施されていない
・就業規則はあるが、現在の運用と合っていない部分がある
・外国人労働者への説明資料が十分に整っていない
・相談を受けた後の対応フローが明文化されていない
といった点です。
取引先対応をきっかけに、自社の取り組みを整理し、必要なところから見直していくことが大切です。
まずは簡易チェックで確認してみませんか
自社のBHR対応・職場環境整備の状況を簡単に確認してみることもできます。
「はい」「いいえ」「わからない」を選ぶだけで、現在の状況を整理できます。
相談できる社労士を探す
人権チェックリストや取引先からの確認書類への対応について、自社だけで判断するのが難しい場合は、対応できる社会保険労務士に相談することもできます。
eBHR.jpでは、BHR対応・職場環境整備に関する相談に対応可能な社会保険労務士の情報を掲載しています。
対応できる業務、対応地域、相談方法などをご確認のうえ、自社の課題に近い社労士をお探しください。
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